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社会保険労務士 中本事務所は、新規に開業された事業主さまの社会保険手続、給与計算、助成金申請等、労務管理全般を専門として活動する事務所です。

〒739-0007 東広島市西条土与丸1-3-33

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見出しマイナンバー制度概要

〔事業者のマイナンバー(個人番号)制度対応〕

 事業者としてマイナンバー制度にどのように対応しなければいけないか、その主な点を記載します。詳細については「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を参照ください。

1.全事業所が対象となる
 マイナンバー制度は事業者の別を問わず、個人番号を取り扱う全ての者に適用されます。

2.特定個人情報(個人番号を含む個人情報)の利用制限
 マイナンバー(個人番号)を利用することの範囲は社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務に限定されています。
 これ以外の目的でマイナンバーを利用してはいけません。
 また、個人情報保護法では本人の同意があれば利用できますが、特定個人情報(個人番号を含む個人情報)は、本人の同意があっても利用できません。

3.特定個人情報ファイルの作成の制限
 事業者が、特定個人情報ファイルを作成することができるのは、個人番号関係事務又は個人番号利用事務を処理するために必要な範囲に限られています。
 従業員等の源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届作成事務等に限って、特定個人情報ファイルを作成することができるものであり、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成してはいけません。

4.特定個人情報の安全管理措置等
 @安全管理措置
 個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者である事業者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者(注)に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
 A委託先の監督
 個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

5.収集の制限
 番号法で限定的に明記された事務を処理するため以外の目的で収集や保管をしてはいけません。
「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含みます。

6.保管制限と廃棄
 個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために限り特定個人情報を保管し続けることができます。また、個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがありますが、これらの書類等に記載された個人番号については、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能です。

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